Petunjuk Penggunaan Layanan Whatsapp AI-Chatbot

1. Buka halaman pendaftaran platform, lalu klik Daftar di bawah form masuk.
2. Isi nama Anda, nama bisnis, nomor telepon aktif, email, dan password (minimal 8 karakter).
3. Klik Buat Akun. Anda akan langsung masuk ke dashboard.

Lupa password di kemudian hari? Klik Lupa password? di halaman masuk, masukkan email Anda, lalu ikuti tautan yang dikirim lewat email untuk membuat password baru.

Setelah masuk, Anda akan melihat menu di sisi kiri. Berikut menu yang paling sering dipakai:

Kadang ada kotak pengumuman berwarna di bagian paling atas dashboard — itu pemberitahuan dari pengelola platform (mis. info paket baru atau pemeliharaan sistem), bukan kendala pada akun Anda.

1. Buka menu Akun WhatsApp, klik + Tambah akun.
2. Beri nama akun (contoh: "CS Toko Utama") lalu klik Buat akun.
3. Pilih salah satu cara menghubungkan nomor:
   • Scan QR — buka WhatsApp di HP Anda → Pengaturan → Perangkat tertaut → Tautkan perangkat, lalu arahkan kamera ke kode QR di layar.
   • Pairing code — masukkan nomor WhatsApp Anda, sistem akan memberi kode 8 digit untuk dimasukkan di HP (menu Tautkan dengan nomor telepon).
4. Tunggu beberapa detik — halaman akan otomatis menunjukkan status Terhubung begitu berhasil.

Buka akun WA Anda, lalu klik Kelola pengetahuan. Ada beberapa tab yang perlu diisi:

Tab "Prompt & Alamat"

• System prompt — instruksi dasar bot: siapa dia, bagaimana gaya bicaranya, apa yang boleh/tidak boleh dijawab.
• Alamat usaha — alamat lengkap, jam buka, kontak admin, dan link lokasi (Google Maps) bila ada.

Tidak perlu menuliskan daftar produk atau promo di system prompt — itu diisi terpisah di tab masing-masing (lihat bagian berikutnya) supaya lebih rapi dan mudah diperbarui.

Masih di halaman Kelola pengetahuan, pindah ke tab Produk, Promo, atau Lowongan sesuai kebutuhan. Untuk tiap item, isi:

• Nama/judul, harga atau nilai promo, deskripsi singkat, dan catatan tambahan.
• Untuk promo/lowongan: tanggal berakhir — item otomatis berhenti disebut bot setelah lewat tanggal tersebut.

Jumlah item yang boleh diisi mengikuti paket yang Anda pakai (lihat halaman Paket & Tagihan untuk detail batasannya).

Di halaman akun WA, ada kotak Playground untuk mencoba bot langsung dari dashboard — ketik pertanyaan seperti pelanggan sungguhan, tanpa perlu kirim WhatsApp asli.

Coba beberapa skenario:

• Tanya harga salah satu produk yang sudah diisi.
• Tanya sesuatu yang tidak ada datanya — pastikan bot jujur tidak tahu, bukan mengarang jawaban.
• Ketik kata seperti "admin" atau "cs" — pastikan bot mengarahkan ke staf/Anda dengan benar.

1. Buka menu Paket & Tagihan, bandingkan paket yang tersedia (jumlah akun WA, jumlah token AI per bulan, jumlah item produk/promo, dsb.).
2. Pilih interval Bulanan atau Tahunan, lalu klik tombol paket yang diinginkan.
3. Anda akan diarahkan ke halaman pembayaran. Selesaikan pembayaran sesuai metode yang tersedia (transfer bank/VA, QRIS, e-wallet, dsb.).
4. Langganan aktif otomatis begitu pembayaran terkonfirmasi — biasanya dalam hitungan detik hingga beberapa menit.

Riwayat semua transaksi (langganan maupun top-up token) bisa dilihat di Riwayat Transaksi pada menu yang sama.

Setiap balasan yang dibuat AI memakai sejumlah token — dihitung dari instruksi bot, data produk/promo, riwayat obrolan, dan jawabannya. Jatah token Anda terlihat di Dashboard, direset tiap bulan mengikuti tanggal mulai langganan.

• Anda akan mendapat email peringatan saat pemakaian mencapai 80% dan 100% dari jatah bulanan.
• Bila jatah bulanan habis, bot berhenti membalas otomatis — kecuali Anda memiliki saldo token tambahan (top-up), yang otomatis dipakai setelah jatah bulanan habis.
• Beli token tambahan kapan saja lewat Paket & Tagihan → Beli token tambahan. Token tambahan punya masa berlaku sendiri (dihitung sejak tanggal beli) — pastikan langganan Anda tetap aktif agar tidak terbuang percuma.

Bot otomatis berhenti membalas dan mengarahkan ke Anda/staf saat:

• Pelanggan mengetik kata terkait pemesanan atau stok barang (mis. "beli", "ready", "ongkir").
• Pelanggan mengetik kata yang menandakan ingin bicara dengan manusia (mis. "cs", "admin", "operator").
• Anda sendiri membalas langsung dari HP — bot otomatis diam sementara waktu di percakapan tersebut.

Anda bisa menambah kata kunci sendiri dan mengatur berapa lama bot dijeda, serta pesan yang dikirim saat serah-terima terjadi, di halaman pengaturan tiap akun WA.

Bila paket Anda menyertakan kuota staf, buka menu Staf untuk membuat akun staf — mereka login terpisah dan hanya bisa mengakses panel chat khusus untuk membalas percakapan yang dialihkan dari bot.

1. Klik + Tambah staf, isi nama, email, dan password.
2. Bagikan email & password tersebut kepada staf yang bersangkutan.
3. Staf login lewat halaman masuk yang sama, dan akan otomatis diarahkan ke Kotak Masuk mereka.

Percakapan yang dialihkan dari bot dibagi bergilir ke staf yang sedang berstatus Online. Ingatkan staf untuk mengaktifkan status Online saat siap bekerja, dan Away saat sedang tidak di tempat.

Menu Percakapan menampilkan seluruh riwayat chat pelanggan dengan bot maupun staf Anda. Gunakan filter Perlu ditindaklanjuti untuk melihat percakapan yang sedang menunggu respons manusia.

Anda bisa menjeda atau melanjutkan bot secara manual untuk percakapan tertentu, dan menghapus percakapan yang sudah tidak diperlukan.

Label pelanggan (menandai percakapan)

Buka menu Label Pelanggan untuk membuat label bebas sesuai kebutuhan Anda — misalnya "calon pembeli hangat", "sudah bayar", atau "komplain". Setiap label diberi nama dan warna supaya mudah dikenali sekilas.

1. Di menu Label Pelanggan, isi nama label, pilih warnanya (ada contoh bulatan warna di sampingnya supaya tidak salah pilih), lalu klik Tambah.
2. Buka percakapan yang ingin ditandai (menu Percakapan → pilih salah satu), lalu di bagian atas halaman pilih label yang sudah ada — atau ketik langsung nama label baru di kolom sebelahnya untuk membuat sekaligus memasangnya.
3. Untuk melepas label dari suatu percakapan, klik tanda × kecil pada label tersebut.

Staf Anda juga bisa memasang/melepas label yang sudah ada dari halaman chat mereka (tidak bisa membuat label baru — itu kewenangan Anda sebagai pemilik akun). Di menu Percakapan, gunakan dropdown label untuk memfilter dan hanya menampilkan percakapan dengan label tertentu.

Catatan internal

Di halaman tiap percakapan juga ada kolom Catatan internal — tempat Anda atau staf menulis catatan singkat (misalnya "sudah transfer, tunggu konfirmasi admin" atau "pelanggan minta dihubungi sore"). Catatan ini tidak pernah terkirim ke pelanggan, hanya terlihat oleh Anda dan staf yang menangani percakapan tersebut.

Follow-up otomatis

Addon ini mengirim satu pesan pengingat otomatis ke pelanggan yang percakapannya sempat ditandai "perlu ditindaklanjuti" (karena bertanya soal pembelian/stok, atau minta bicara dengan staf) tapi dibiarkan tanpa balasan apa pun sampai batas waktu tertentu — supaya minat yang sempat muncul tidak hilang begitu saja kalau Anda/staf lupa membalas.

1. Buka menu Akun WhatsApp, pilih akun yang ingin diatur, lalu lihat kartu Follow-up otomatis di halaman pengaturan akun tersebut.
2. Centang Aktifkan follow-up otomatis.
3. Atur berapa jam percakapan harus sepi tanpa balasan sebelum pengingat dikirim (bawaan 24 jam), dan tulis sendiri pesan pengingatnya.
4. Klik Simpan.

Buka menu Laporan & SLA untuk melihat performa bot dan staf Anda — murni dari data percakapan yang sudah ada, tidak melibatkan AI sehingga tidak memotong kuota token. Gunakan pilihan rentang waktu di kanan atas untuk menyesuaikan periode (7/14/30/90 hari).

• Diselesaikan bot saja — persentase percakapan yang cukup dijawab bot tanpa pernah dialihkan ke manusia.
• Berhasil diselesaikan staf — dari percakapan yang butuh staf, berapa persen yang benar-benar ditutup (staf menekan "Selesai").
• Rata-rata waktu respons staf — sejak percakapan ditugaskan sampai balasan manual pertama staf.
• Jam tersibuk — grafik pesan masuk per jam, membantu menentukan jam kerja staf.
• Performa per staf — tabel jumlah percakapan yang diselesaikan, rata-rata waktu respons, dan rata-rata nilai kepuasan (CSAT) tiap staf.

Survei kepuasan pelanggan (CSAT)

Addon ini mengirim satu pertanyaan singkat ke pelanggan setiap kali staf menekan Selesai pada suatu percakapan — pelanggan diminta membalas dengan angka 1-5. Aktifkan dan atur sendiri teks pertanyaannya di halaman pengaturan tiap Akun WhatsApp, kartu "Survei kepuasan (CSAT)".

Ada kendala teknis atau pertanyaan seputar platform? Buka menu Bantuan, klik + Buat tiket, jelaskan kendala Anda. Tim kami (atau asisten AI kami, tergantung pengaturan) akan membalas melalui halaman yang sama — Anda akan mendapat email setiap ada balasan baru.

• Perbarui data produk/promo secara berkala — bot hanya tahu apa yang Anda tulis di dashboard.
• Jangan gunakan nomor WhatsApp untuk mengirim pesan massal ke kontak yang belum pernah menghubungi Anda.
• Tulis system prompt dengan jelas dan spesifik — semakin jelas instruksinya, semakin konsisten jawaban bot.
• Cek Dashboard secara rutin untuk memantau sisa kuota token, supaya bot tidak berhenti mendadak.
• Simpan email dan password akun Anda (serta akun staf) dengan aman.