1Mengenal SaaS-Optik

SaaS-Optik adalah aplikasi kasir dan manajemen toko optik berbasis web. Dibuka lewat browser (komputer, tablet, atau HP), tanpa instal. Satu akun bisnis (disebut tenant) dapat memiliki beberapa toko, dan tiap orang masuk dengan peran (Pemilik, Manajer, Kasir, dll.) yang menentukan menu apa yang terlihat.

Istilah yang sering muncul

2Masuk & akun

Masuk

1. Buka alamat aplikasi dari pengelola Anda lalu halaman Masuk.
2. Pilih Email atau Nomor HP, isi, lalu isi kata sandi. Nomor HP boleh ditulis 0812…, 62812…, atau +62 812….
3. Centang Ingat saya hanya di perangkat pribadi. Tekan Masuk.

Tombol bulan/matahari di pojok kanan atas mengganti tema gelap atau terang. Pilihan diingat per perangkat.

Lupa kata sandi (dengan kode OTP)

1. Di halaman Masuk pilih Lupa kata sandi? lalu isi email atau nomor HP akun Anda.
2. Kode 6 digit dikirim lewat WhatsApp ke nomor HP akun (atau email bila tersedia). Kode berlaku 10 menit dan hanya sekali pakai.
3. Masukkan kode dan kata sandi baru (minimal 8 karakter), lalu masuk seperti biasa.

Akun saya

Klik nama Anda di pojok kanan atas untuk membuka Akun saya: ubah nama, email, nomor HP, dan ganti kata sandi. Perubahan butuh kata sandi saat ini. Isi nomor HP agar bisa masuk dengan nomor HP dan menerima OTP.

Tampilan & navigasi

• Menu samping mengelompokkan fitur (Kasir, Laporan, Pesanan, Master data, Stok, Bisnis). Di tablet/HP buka lewat ikon menu; di komputer ikon panel dapat menyembunyikannya.
• Pindah toko: bila Anda punya akses ke beberapa toko, pilih toko aktif di bilah atas. Kasir, stok, dan dashboard mengikuti toko aktif.
• Layar penuh: ikon panah di bilah atas.

3Pengaturan awal (lakukan sekali, berurutan)

Selesaikan daftar ini sebelum berjualan. Sekitar 1–2 jam untuk toko kecil, tergantung jumlah produk.

1. Pengaturan usaha — Bisnis → Pengaturan: nama usaha dan logo untuk struk, tarif PPN (mode harga sudah termasuk/belum termasuk PPN), catatan kaki struk, lebar kertas struk (58/80 mm), batas diskon kasir, dan aturan pesanan (DP minimal, estimasi selesai bawaan).
2. Toko — Bisnis → Toko: tambah cabang (sesuai batas paket) dan, bila ada lab sendiri, tandai satu toko sebagai hub produksi.
3. Staf & peran — Bisnis → Staff: tambahkan kasir, manajer, teknisi lab, dsb. dan tentukan toko yang boleh diakses tiap orang. Isi nomor HP staf, terutama pemilik: dipakai untuk notifikasi tagihan dan kode OTP.
4. Metode bayar — Bisnis → Metode bayar: Tunai sudah ada. Tambah mis. "Transfer BCA", "QRIS", "GoPay".
5. Jenis produk, merk, pemasok — menu Master data: buat merk dan pemasok lebih dulu agar saat input produk tinggal memilih.
6. Produk — lihat bagian 4. Untuk banyak produk sekaligus, pakai Impor & ekspor (CSV).
7. Stok awal — lihat bagian 5.
8. Asuransi Tergantung paket — daftarkan perusahaan asuransi rekanan dan tempo tagihannya (bagian 9).
9. Integrasi Tergantung paket — hubungkan WhatsApp dan payment gateway bila dipakai (bagian 13).
10. Uji coba: buka shift, jual satu barang kecil, cetak struknya, lalu batalkan (void) transaksi uji itu.

4Produk

Buka Master data → Produk lalu Tambah produk. Pilih jenis produk dulu, karena menentukan cara jual dan stoknya:

Mengisi produk

1. Isi nama, merk, dan kategori. Aktifkan Tampil di webcatalog bila ingin dipajang online.
2. Tambah varian (warna/ukuran). Setiap varian punya SKU unik, barcode (bila ada), harga jual, dan HPP.
3. Untuk lensa resep, isi tabel harga per rentang resep (tier) dan HPP-nya. Pilih lapisan (coating) yang tersedia.
4. Simpan. Foto produk untuk webcatalog diunggah di menu Webcatalog.

Banyak produk sekaligus

Di Impor & ekspor unduh templat CSV, isi di Excel/Spreadsheet, lalu unggah. Aplikasi menampilkan hasil periksa (baris salah ditandai) sebelum Anda menyetujui impor. Impor yang sama dapat diulang tanpa menggandakan produk karena kecocokan memakai SKU.

5Stok & pembelian

Semua perubahan stok tercatat sebagai pergerakan (siapa, kapan, mengapa), tidak bisa diam-diam diubah.

Memasukkan stok awal

1. Buka Stok → Penyesuaian → Buat. Alasan: Stok awal.
2. Cari barang (SKU/nama atau pindai) dan isi jumlahnya. Tambahkan batch bila barang memakai batch.
3. Kirim; jika perlu persetujuan, manajer menyetujuinya di halaman yang sama.

Pembelian dari pemasok

1. Stok → Pembelian → Baru; pilih pemasok dan tambah barang beserta harga beli.
2. Simpan sebagai Draft, lalu tandai Dipesan.
3. Saat barang tiba, buka pembelian itu dan terima barang (boleh sebagian). Stok bertambah; status menjadi Diterima sebagian atau Selesai.

6Kasir

• Buka shift
• Cari / pindai
• Keranjang
• Bayar
• Struk
• Tutup shift

Buka shift

Buka Kasir → Kasir. Jika shift belum dibuka, hitung uang tunai di laci, isi modal awal, lalu Buka shift.

Menambah barang

• Ketik SKU/nama di kolom cari dan tekan Enter, atau ketuk kartu produk. Pintasan: F2 fokus ke kolom cari, F9 buka pembayaran.
• Pindai barcode dengan alat pemindai, atau ikon kamera di tablet Android. Kode yang cocok persis langsung masuk keranjang.
• Chip di bawah kolom cari menyaring menurut jenis produk.
• Ubah jumlah dengan tombol +/− atau ketik langsung. Stok tidak cukup akan ditolak.

Lensa resep

1. Pilih produk lensa resep. Formulir resep terbuka.
2. Isi SPH, CYL, AXIS (dan ADD bila progresif) untuk mata kanan (OD) dan kiri (OS). Harga mengikuti tabel tier resep.
3. Pilih lapisan dan sumber frame (dari penjualan ini atau bawaan pelanggan).
4. Saat transaksi selesai, pesanan lab dibuat otomatis beserta estimasi selesai. Lihat bagian 8.

Pelanggan & diskon

• Pilih atau tambah pelanggan, wajib untuk pesanan lensa, DP, asuransi, dan poin.
• Diskon per baris atau per nota (persen/rupiah). Di atas batas diskon toko, diskon perlu disetujui pemegang hak menyetujui diskon.

Pembayaran

1. Tekan Bayar (F9).
2. Pilih metode dan isi jumlah. Gabungan beberapa metode diperbolehkan (mis. tunai + QRIS).
3. DP / bayar sebagian: isi jumlah di bawah total. Untuk pesanan lensa ada DP minimal (persen) yang diatur manajer. Sisa menjadi tagihan.
4. Klaim asuransi Tergantung paket: centang Klaim asuransi, pilih perusahaan asuransi dan nominal yang ditanggung. Nominal itu bukan uang masuk laci, melainkan piutang klaim; sisanya dibayar pelanggan.
5. Promo & poin Tergantung paket: masukkan kode promo atau tukar poin pelanggan bila ada.
6. Simpan transaksi. Pilih Cetak struk 58 mm atau 80 mm; struk terbuka di tab baru siap dicetak.

Simpan sementara (parkir transaksi)

Pelanggan masih mau menambah belanja? Tekan Tersimpan → simpan keranjang dengan label (mis. nama pelanggan), layani yang lain, lalu panggil kembali kapan saja. Stok dan kas baru tersentuh saat transaksi dibayar.

Setelah transaksi: pelunasan, retur, void

Buka Kasir → Transaksi dan pilih nota:

• Bayar / lunasi sisa tagihan (juga bisa dengan link pembayaran online Tergantung paket yang dikirim lewat WhatsApp).
• Retur: pilih barang yang dikembalikan, alasan, kembalikan ke stok atau tidak, dan metode refund. Perlu hak retur/refund.
• Void: membatalkan seluruh transaksi (salah input). Perlu hak void dan alasan. Void tidak dihitung di laporan.

Tutup shift

1. Kasir → Shift (atau tombol "Shift & tutup kas" di kasir).
2. Hitung uang tunai di laci, isi pada Uang tunai dihitung, tambahkan catatan bila ada selisih.
3. Aplikasi membandingkan dengan perkiraan kas menurut sistem dan menampilkan selisihnya. Lihat juga Ringkasan harian untuk rekap sehari.

Kasir di tablet

Internet putus? Kasir darurat

Jika toko terputus dari internet, buka …/kasir-offline (halaman ini tersimpan otomatis di perangkat yang pernah membuka kasir). Transaksi disimpan di perangkat dan dikirim otomatis saat online kembali. Transaksi yang perlu diperiksa (mis. stok kurang atau harga berubah) ditandai di dashboard dan di Transaksi → Periksa.

7Pelanggan & pemeriksaan

Buka Master data → Pelanggan. Simpan nama, nomor HP (WhatsApp), dan alamat. Nomor HP dipakai untuk pencarian cepat dan notifikasi.

Di halaman pelanggan Anda dapat melihat:

• Riwayat pemeriksaan mata (resep SPH/CYL/AXIS/ADD, PD, catatan), tambah pemeriksaan baru dari sini.
• Riwayat pembelian dan pesanan.
• Poin loyalty Tergantung paket dan polis asuransi pelanggan.

Data pelanggan dapat diimpor/diekspor lewat CSV di Impor & ekspor.

8Pesanan lensa (lab)

Setiap penjualan lensa resep membuat satu pesanan yang bisa dipantau semua pihak. Buka Pesanan → Pesanan atau Dashboard lab (papan per status).

• Baru
• Dipesan ke vendor
• Diproses
• QC
• Siap diambil
• Diserahkan

Bila lab terpusat di toko lain Tergantung paket ada tambahan: Dikirim ke toko → Tiba di toko.

Siapa melakukan apa

Menyerahkan ke pelanggan

1. Cek status Siap diambil atau Tiba di toko; pesanan yang lewat estimasi ditandai terlambat.
2. Pelanggan melunasi sisa tagihan (lihat nota → Bayar). Serah terima sebelum lunas butuh persetujuan manajer.
3. Tekan Serahkan. Status berubah Diserahkan dan tercatat.

Bila integrasi WhatsApp aktif, pesan Pesanan siap dapat dikirim ke pelanggan (lihat bagian 13).

9Asuransi & klaim Tergantung paket

1. Daftarkan asuransi: Master data → Asuransi. Isi nama dan tempo tagihan (hari sampai jatuh tempo).
2. Polis pelanggan: di profil pelanggan → Asuransi → tambah polis (nomor, peserta, masa berlaku).
3. Saat berjualan: di jendela Bayar centang Klaim asuransi, pilih asuransi dan nominal yang ditanggung (bagian 6). Klaim otomatis dibuat.
4. Mengelola klaim: Kasir → Klaim asuransi. Status: Belum diajukan → Diajukan → Dibayar / Ditolak / Batal.

Mencetak tagihan ke asuransi

1. Di daftar klaim, centang satu atau beberapa klaim.
2. Pilih Cetak tagihan. Setiap klaim dicetak pada halaman A4 tersendiri: satu pelanggan, satu invoice, satu tagihan per lembar (tidak digabung).
3. Surat memuat data pelanggan, polis, rincian nota, jumlah ditanggung, jatuh tempo, info pembayaran, dan tanda tangan. Isi info rekening dan nama penandatangan di Pengaturan → Asuransi.
4. Setelah dikirim ke asuransi, tandai Diajukan. Saat dana masuk, tandai Dibayar.

Dashboard menampilkan pengingat klaim yang akan atau sudah lewat jatuh tempo.

10Poin, promo & komisi

Loyalty & promo Tergantung paket

Menu Bisnis → Loyalty & promo:

• Program poin: atur berapa belanja mendapat 1 poin, nilai rupiah 1 poin, dan minimal penukaran.
• Kode promo: diskon persen/rupiah dengan periode, minimal belanja, dan kuota. Pelanggan atau kasir memasukkan kode di jendela Bayar.
• Penyesuaian poin: tambah/kurangi poin pelanggan secara manual (tercatat).

Komisi staf Tergantung paket

Bisnis → Komisi staff: buat aturan (persen dari omzet atau laba kotor, per jenis produk). Hitungan komisi dilihat di Laporan → Laporan detail → Komisi staf per periode; retur otomatis mengurangi.

11Laporan & laba rugi

Menu Laporan punya empat halaman. Semua angka hanya dari transaksi selesai: void tidak dihitung, retur mengurangi. Gunakan tombol periode cepat (hari ini, 7/30/90 hari, bulan ini/lalu, tahun ini) dan filter toko.

Membaca laba rugi

Laporan lanjutan (per kasir/toko, nilai stok, laba per produk) Tergantung paket.

12Webcatalog & QR Tergantung paket

Webcatalog adalah halaman produk publik untuk pelanggan: tanpa login, nyaman di HP, dengan tombol Tanya via WhatsApp.

1. Buka Master data → Webcatalog. Centang Aktifkan katalog publik.
2. Isi judul, nomor WhatsApp toko, deskripsi, toko acuan harga & ketersediaan, dan pilih menampilkan harga/status stok. Simpan.
3. Di daftar produk, tentukan produk mana yang tampil dan unggah foto (jumlah foto sesuai paket).
4. Bagikan: kartu Bagikan katalog menyediakan QR code, tombol Salin alamat, Unduh PNG/SVG, Bagikan via WhatsApp, dan Cetak poster A4 untuk etalase atau kasir.

13WhatsApp & pembayaran online Tergantung paket

Buka Bisnis → Integrasi (hak pengaturan).

WhatsApp otomatis

1. Pada kartu WhatsApp pilih Hubungkan WhatsApp.
2. Pilih cara: Pindai QR atau Kode tautan (pair code).
3. Di HP toko: WhatsApp → Perangkat tertaut → Tautkan perangkat → pindai QR, atau pilih Tautkan dengan nomor telepon lalu masukkan kode.
4. Status berubah Terhubung. Pesan otomatis ke pelanggan (pesanan siap, link pembayaran, pembayaran diterima) kini dikirim dari nomor itu. Ada kuota pesan menurut paket.

Pembayaran online (Tripay / iPaymu)

1. Daftar akun merchant di penyedia pilihan Anda dan ambil kunci API.
2. Di kartu Payment gateway pilih penyedia, isi kunci, pilih mode Sandbox untuk uji coba atau Produksi.
3. Salin alamat webhook (callback) yang tampil di halaman itu ke dashboard penyedia (menu callback/notify URL). Tanpa ini pembayaran tidak otomatis tercatat lunas.
4. Uji dengan nota kecil: di detail transaksi pilih Link pembayaran, bayar sendiri, pastikan status berubah lunas otomatis.

Link pembayaran dapat dikirim ke pelanggan lewat WhatsApp dari detail transaksi.

14Tim, peran & keamanan

Peran bawaan

Bila paket Anda menyediakan peran kustom Tergantung paket: Bisnis → Role & hak akses → atur centang hak akses per peran. Setiap staf juga dibatasi ke toko tertentu.

Praktik keamanan yang disarankan

• Satu orang satu akun; jangan berbagi kata sandi. Nonaktifkan akun staf yang berhenti di menu Staff.
• Beri hak void, retur, dan setujui diskon hanya pada manajer.
• Wajibkan tutup shift tiap hari dan periksa selisih kas.
• Audit log Tergantung paket (Bisnis → Audit log) mencatat siapa mengubah apa dan kapan: harga, stok, pengaturan, void.
• Gunakan kata sandi unik minimal 8 karakter dan nomor HP aktif untuk pemulihan OTP.

15Langganan

Buka Bisnis → Langganan untuk melihat paket, masa aktif, batas pemakaian (toko, staf, kuota WhatsApp, foto produk), dan invoice.

• Perpanjang: buka invoice yang terbit dan bayar lewat link pembayaran. Masa aktif bertambah otomatis setelah pembayaran terkonfirmasi.
• Ganti paket: pilih paket lebih tinggi untuk membuka fitur baru (batas toko, staf, dan kuota ikut naik).
• Pengingat jatuh tempo dikirim lewat WhatsApp ke nomor HP pemilik. Pastikan nomor itu benar.
• Jika masa aktif habis, ada masa tenggang beberapa hari. Setelahnya akses ditutup kecuali halaman Langganan; data Anda tidak dihapus dan kembali normal setelah perpanjangan.

16Rutinitas yang disarankan

17Tanya jawab & masalah umum